各单位、各部门：
根据《高等学校档案管理办法》（国家档案局27号令）和《西安音乐学院档案管理办法》有关规定，为准确、完整、系统地收集、保存学校2020、2021年度的文件材料，现就做好归档工作通知如下：
一、归档部门
校属各处级建制单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷部门。如本部门无2020、2021年档案移交，需向综合档案室出具纸质证明，写明本部门无2020、2021年档案移交，并由部门主要负责人签字，盖部门公章。部门归档工作，纳入部门年终考核。
二、归档范围及归档时间
1.各部门形成的党群、行政、外事以及其它各类档案的综合材料，经系统整理后应在6月底前归档。
2.各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，其它按教学年度归档的档案材料在次学年寒假前归档。
3.科研类档案在项目鉴定、验收完成后2个月内归档；基建类档案在项目验收、完成备案后3个月内归档；仪器设备类档案在设备验收完毕投入使用后2个月内归档，引进设备为索赔期满后2个月内归档。
4.重点做好党史学习教育文件材料的收集归档。党史学习教育工作中直接形成的具有利用和保存价值的文字材料、图表、照片、录音、录像、奖杯、奖状等各类文件材料均纳入专题档案收集范畴。党史学习教育专题文件材料经系统整理后应在6月底前归档。
5.做好新冠疫情防控工作过程中形成的文件材料常态化归档工作，参照《新冠疫情防控文件材料归档范围及保管期限》的要求，在6月底前及时做好归档移交，现行产生的疫情防控档案，做到随时产生，随时收集，及时归档，确保疫情防控档案应收尽收、应归尽归、载体丰富、内容翔实。
6.具体各部门文件材料归档范围请参照《西安音乐学院部门档案材料归档范围及保管期限》（附件1）。
三、立卷分工
1.学校的收文（包括：中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及同级单位的来文、来函）除了明确规定以外，一律由承办部门立卷归档。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时，由业务主管部门或主办部门立卷归档；
2.以党委、学校名义的发文，由党委办公室、院长办公室立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档；几个部门共同起草的文件由主办部门立卷归档；两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门立卷归档，协办部门负责提供材料；学校各部门互送的文件，由制成部门立卷归档；
3.学校党委召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、书记例会等形成的文件材料由学校党委办公室立卷归档；学校行政召开的院长办公会、学校年度工作会议等所形成的文件材料，由院长办公室立卷归档；职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档；
4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由请示部门立卷归档；
5.教学类档案，由附中、教务处、研究生部、招生处、学工部、艺术实践管理处、艺术中心等部门归口立卷归档；
6.本校形成的科研类档案，由科研处、高研院、民研中心等部门立卷归档。各部门形成的科研项目材料，由课题组整理后交科研处、高研院、民研中心等相关部门归口立卷归档；
7.基建类档案，由后勤处归口立卷归档；
8.仪器设备类档案，由国有资产管理处、教务处、信息化处、后勤处等设备管理归口部门立卷归档；
9.产品生产类档案，由资产经营有限公司归口立卷归档；
10.外事类档案，由国际合作与交流处归口立卷归档；
11.财务类档案，由财务处归口立卷归档；资产经营有限公司、培训中心形成的财务类档案，本部门整理后交财务处，由财务处统一归口立卷归档；
12.专业性的或具体业务性的材料（包括出版、声像、实物、人物、人事等门类），由相应的业务部门立卷归档；
13.临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷归档，并于机构撤销前向学校综合档案室移交；
14.我校与外单位合作开发的项目、合作办会形成的材料，若我校为主办单位，则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料；若我校为协办，则只需归档与承办任务有关的部分材料，但应注明其他材料的去向；
15.校领导、各学院、系、部、处领导或工作人员外出开会带回的会议材料中，综合性的交由党委办公室、院长办公室分别归档；专业性的，交所在部门文书人员归档；
16.重要的群众来信来访材料，由承办部门立卷归档；
17.学校内个人在其各类重要活动中形成的文件材料，可由本人在档案室的指导下立卷归档，也可由档案室在本人配合下立卷归档。
四、质量要求
（一）案卷质量要求
1.归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
2.本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
3.声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以 JPG、 TIF 等格式归档，音频以 WAV、 MP3 等格式归档，视频以 MPG、 MP4、 FLV、 AVI 等格式归档。
4.具体案卷质量要求请参照《西安音乐学院文件材料立卷归档办法》（附件2）。
（二）南大之星系统录入要求
具体系统录入要求请参照《南大之星系统录入要求》（附件3）。
（三）部门归档移交需打印的内容
各部门归档移交需打印的内容请参照附件4。
五、归档程序
各归档部门兼职档案员负责归档文件材料的整理移交，归档文件整理要求请参照《西安音乐学院文件材料立卷归档办法》（附件2）执行，经综合档案室工作人员业务指导、检查合格后办理移交手续。
西安音乐学院档案收集工作流程
西安音乐学院档案管理系统录入流程
六、注意事项
1.请各部门在2022年6月22日完成部门组卷工作，经综合档案室验收合格后，录入南大之星系统。2022年6月30日前完成部门所有档案移交工作。
2.请各部门提交本部门兼职档案员备案表（附件5），并于2022年6月22日前将电子版发至综合档案室邮箱xiyindanganshi@xacom.edu.cn。各部门兼职档案员应保持相对稳定，如确实无法继续进行档案工作的，需及时向本部门负责人及档案部门负责人提交情况说明，并及时移交相关工作。
3.各部门组卷与系统录入过程中如遇问题，请兼职档案员与综合档案室联系。
联系方式： 029-88667017 周老师 李老师
附件1：西安音乐学院部门档案材料归档范围及保管期限.rar
附件2：西安音乐学院文件材料立卷归档办法.docx 附件3：南大之星系统录入要求.doc 附件4：各部门归档移交需打印的内容.docx 附件5：西安音乐学院各部门兼职档案员备案表.doc
党政办公室
2022年6月16日
